Los registros horarios del trabajo deben mejorar ante la inminente reducción de la jornada laboral

En este contexto, la digitalización resulta una herramienta imprescindible para que las empresas gestionen el tiempo de sus empleados.

En el futuro, con la nueva normativa, que busca la jornada laboral para encontrar el equilibrio entre la vida laboral y el tiempo personal de los trabajadores, las empresas deberán llevar al detalle el número de horas trabajadas por cada empleado. Esto hace que el uso de herramientas digitales para registrar y gestionar las horas de trabajo sea aún más relevante.

Software de recursos humanos: solución todo en uno

Para cumplir con estos requisitos, la mayoría de las empresas han recurrido al uso de software de gestión del tiempo de RR.HH. Estas herramientas digitales proporcionan una solución integral para el registro de las horas de trabajo, permitiendo un control centralizado y automatizado. Permiten, por ejemplo, saber si un empleado está cerca de superar los límites que marca la ley.

Además, el uso de esta tecnología ayuda a las empresas a reducir las cargas de trabajo administrativo que se derivan del obligado cumplimiento de la Ley para reducir la jornada laboral  y al mismo tiempo mejorar la productividad de los trabajadores, permitiendo que los turnos se gestionen de una manera racional, previsible y, lo que es más importante, con el tiempo suficiente para garantizar tanto el buen desempeño del trabajo como la conciliación familiar.

En las herramientas más avanzadas,  el proio empleado puede registrar las horas de trabajo a través de una aplicación de fichaje en el móvil, desde el ordenador e incluso desde dispositivos biométricos. Toda esta flexibilidad facilita la adaptación del control horario a las diversas formas de trabajo emergentes: presencial, a distancia o mixta.

Todo un avance respecto al registro de horas en papel o en hojas de cálculo tipo Excell, lentas de gestionar y propensas a errores.

Además, los sistemas de Recursos Humanos digitales centralizan toda la información en una única plataforma y facilita la consulta de los datos, lo que facilita su auditoría en caso de inspecciones o revisiones.

Otra gran ventaja es la transparencia en la gestión del tiempo, muy valorada por los trabajadores. Los registros digitales permiten al trabajador consultar su propio historial de horarios, comprobar el cumplimiento de las horas trabajadas y asegurarse de que no se le impongan horas extras no pagadas sin permiso. Esta transparencia evita conflictos laborales y construye una relación basada en la confianza entre empresario y trabajador.

Características clave para el cumplimiento legal

Entre las características adicionales de los software de control horario están la configuración de alertas para evitar irregularidades en el control horario. Estas herramientas facilitan el proceso de proporcionar informes mensuales o semanales, que son esenciales para mostrar durante las reuniones con los sindicatos como prueba de cumplimiento. En algunos sistemas, incluso existen módulos específicos para la planificación de la reducción de jornada ante imprevistos como bajas por embarazo, lo que permite ajustar el número de horas trabajadas por un empleado individual según la demanda, respetando los límites legales.  

Unos límites legales que pronto pueden cambiar. Pese a la oposición de la patronal, el Ministerio de Yolanda Díaz sigue firme en su plan de establecer paulatinamente una jornada de 37,5 horas. El proceso debería empezar a finales de 2025 -quizás a la vuelta del verano- y estar implementado antes de que acabe la presente legislatura.  

Frente a la resistencia de los empresarios, Díaz planea ofrecer incentivos como bonificaciones para pymes que implementen la reducción y generen empleo indefinido, y está considerando permitir una mayor distribución irregular de la jornada para atender necesidades estacionales, algo que también conlleva sistemas de registro horario más flexibles y precisos.