5 Tips Para Organizar Eventos y Viajes Corporativos Post-pandemia

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5 Tips Para Organizar Eventos y Viajes Corporativos Post-pandemia

Un viaje de empresa puede ser muy beneficioso para impulsar el rendimiento de los trabajadores y para favorecer la retención de personal, su bienestar y su sentimiento de pertenencia a la empresa. Sin embargo, si no se realiza una gestión adecuada de todo, puede haber problemas burocráticos, pérdidas económicas e incluso asuntos legales implicados. Asegúrate de seguir estos cinco tips que vamos a ver a continuación, para organizar eventos y viajes corporativos en el nuevo escenario posterior a la pandemia.

1. Gestiona los temas de restricciones por salud

Aunque la pandemia haya pasado, el COVID-19 sigue siendo un riesgo y en ciertos países las medidas continúan vigentes. A la hora de organizar viajes corporativos, así como eventos masivos presenciales, conviene tener presentes las normas sanitarias y las recomendaciones.
 

Infórmate sobre la situación del país al que viajes, y ten en cuenta aspectos como:
 

• Restricciones en el lugar de destino
• Gestión de riesgos
• Certificados de vacunación o pruebas negativas
• Asistencia del viaje
• Políticas de cancelación

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Además, del tema del COVID en sí, determinados países de África, Asia y América Latina cuentan con medidas adicionales vinculadas a enfermedades locales. 
 

Asegúrate de informarte sobre los posibles riesgos y las prevenciones que conviene tomarse, porque cualquier problema entraría dentro de riesgos laborales asumibles por la empresa, y principalmente para asegurar el bienestar y la protección de todos.

2. Crea una adecuada comunicación interna del viaje corporativo

En caso de que vayas a incluir un viaje en tu evento corporativo, más allá de organizar el tema logístico ten en cuenta que es fundamental comunicarlo. Los empleados deben estar correctamente informados acerca de los detalles. 
 

Necesitarás saber cómo elaborar una política de viajes y esto incluye algunas claves como:
 

• Comunicar cómo funcionan los reembolsos, condiciones, pasos a seguir y demás
• Herramienta o documento donde localizar medios de transporte, dietas incluidas y todo lo que se va a cubrir

El objetivo de este tipo de políticas es asegurar la máxima claridad en la comunicación interna, para que todo vaya lo más fluido posible, y evitar problemas.

Estas son algunas de las ventajas que tiene la elaboración de un plan de viajes bien definido, con su política clara:

• Más organización
• Bienestar y satisfacción de la experiencia
• Mejor productividad
• Menos costes innecesarios
• Más seguridad para todos los viajeros

Puedes apoyarte en la tecnología para poder realizar todos los trámites con agilidad, y las comunicaciones internas. Soluciones como un ERP en la nube pueden ser muy útiles para realizar estas gestiones. Así te aseguras de que todos firmen la documentación y la puedan localizar fácilmente en el mismo lugar, desde cualquier dispositivo y ubicación.

3. Enfoca la atención en motivar y cohesionar

Independientemente de cuál sea el objetivo del evento o viaje de empresa, recuerda potenciar el aspecto de la motivación. Hay muchas empresas y profesionales que organizan actividades específicas para fortalecer los equipos y para motivar. 
 

Tanto si vas a ir a una feria de tu sector, como si el viaje es para una convención, la cuestión es aprovechar para que los profesionales tengan una auténtica experiencia positiva. Si no organizas todo en este aspecto, podrías tener el resultado opuesto: un viaje agotador para tu gente.
 

En un contexto post-pandemia, muchos empleados se encuentran desanimados, fatigados o tienen incluso el síndrome de burnout. Puedes prevenir o incluso solucionar este tipo de problemas internos si realizas ciertas actividades. Muchos empresarios incluyen ciertas dinámicas de grupo dentro de sus viajes de empresa, y de esta forma se consigue animar al personal y fomentar el compromiso.

Puedes organizar eventos corporativos, tales como:
 

• Team building al aire libre
• Formación grupal para trabajar habilidades interpersonales 
• Conferencia motivacional

Involucra a Recursos Humanos, pues puede ser un gran aliado para la organización del viaje y el enriquecimiento del mismo en este aspecto. Además, este departamento es más probable que tenga la experiencia, el criterio y los contactos necesarios para realizar este tipo de actividades de manera efectiva.

4. Aprovecha los nuevos formatos híbridos

La tecnología ha sido la gran protagonista en el nuevo contexto pandémico, y el escenario posterior que ha quedado es de carácter híbrido. No olvidemos que el hecho de volver a la presencialidad no significa que desaparezca la digitalización. De la suma de ambas surgen los formatos corporativos híbridos, que incluyen una parte física y otra virtual.

Si tu empresa ha pasado por una transformación digital como muchas otras, en ese caso no dejes de aprovechar esos avances. Combina tu evento presencial con una actividad digital que unifique ambos espacios, así podrás hacerlo más enriquecido.

Además, recuerda la irrupción del metaverso y ten presente que este tipo de tecnología inmersiva cada vez está más cerca. Procura mantenerte a la vanguardia, porque pronto las posibilidades de acceder a eventos meta aumentarán. 

Con todo, recuerda que las personas somos sociales por naturaleza y apreciamos el contacto físico, también para los negocios. No existe por el momento ninguna tecnología capaz de compararse con un apretón de manos, ni de generar la misma conexión entre el personal de la empresa que la lograda con un café en la mano. Por eso siguen los eventos y los viajes de empresa, y seguirán creciendo en el futuro, aunque cambien las formas de llevarlos a cabo.

5. Potencia las redes sociales

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Un evento corporativo puede ser el contexto perfecto para impulsar la imagen de marca en las distintas redes sociales. Seguramente tienes un perfil de empresa en LinkedIn donde sueles subir contenido relativo a tu negocio. 
 

La cuestión es que puedes añadir también ciertas imágenes del equipo, y un viaje de empresa es la ocasión ideal para hacerlo. Esto permite transmitir más confianza desde la empresa, una mayor proximidad con tus seguidores, clientes y prospectos.
 

Aprovecha la ocasión para usar las redes antes, durante y después del evento. Por ejemplo, en caso de viajar para acudir a una feria o congreso vinculado a tu empresa, aprovecha para usar los hashtags relacionados con el acontecimiento, y las menciones pertinentes. Esta suele ser una buena práctica para impulsar el engagement en Social Media.
 

Si vas a organizar viajes corporativos para reforzar la cohesión de los equipos, como una convención de ventas, las redes también pueden ser tus aliadas. Comparte una foto del equipo, siempre pidiendo los permisos necesarios, para contar con el consentimiento de las personas que aparezcan en las imágenes.
 

Más allá de tener permiso para usar las fotos de los empleados, si además consigues que se involucren, tendrás mucho más a ganar. Algunos profesionales trabajan su marca personal en LinkedIn o tienen muchos seguidores en su perfil de Instagram. 
 

Anima a tu gente a compartir, y así podrás difundir la imagen más humana de tu empresa a través de los conocidos, amigos y contactos afines a tus propios trabajadores, ampliando tu alcance y reforzando tu reputación social.

Conclusión
 

Como ves, antes de realizar un evento corporativo en el nuevo contexto post-pandemia, vale la pena tener algunos aspectos en cuenta. Así, podrás asegurarte de conseguir la mejor experiencia, y de que los esfuerzos compensen para beneficio de la empresa y de todas las personas y equipos.

Por tanto, recuerda:
 

• Confirma las normativas sanitarias en el lugar de destino
• Organiza toda la política de viajes y comunícala con transparencia
• Refuerza la motivación y el espíritu de equipo
• Aprovecha la tecnología para impulsar el evento con un formato híbrido
• Saca partido a las redes sociales para reforzar la marca en Social Media

Con todos estos puntos presentes, ya puedes empezar a recuperar esos viajes de empresa que seguro que has echado en falta. Una buena organización de todos los detalles puede hacer de esta experiencia una ocasión perfecta de cohesión y de motivación.

¡Mucha suerte con tus próximos viajes corporativos!